Meeting creator multi-device service

Multi-device service

Ux Team

  • Scarlet Massiel García Bautista

  • Oscar Ernesto Mendez Gutierrez

  • Mauricio Acevedo Acevedo 

  • Diego Hernán Restrepo Hernández 

Role: UI/UX designer

Time: 2 months

Tools: Adobe Illustrator, Figma, Miro, Jira

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Descripción del Usuario
 

Julián trabaja en SIESA, una compañía que vende soluciones de softwares empresaria les. Estos softwares facilitan el manejo de los procesos administrativos y comerciales  de las empresas. Desde hace 5 años, Julian desempeña el rol de Líder del Comité de  Cambio Legal. Este comité es el encargado de analizar las normas que establecen las  entidades gubernamentales respecto a la forma en que las empresas deben presentar la  información sobre las operaciones realizadas con sus clientes, usuarios u otros.

La aparición de nuevas normas obliga a SIESA a implementar cambios y a añadir nuevas funcio nalidades en los softwares, para que las empresas administren sus procesos cumpliendo  con las nuevas regulaciones. Para la correcta implementación de estos cambios, Julian  debe mantener comunicación constante con el equipo de desarrollo.  

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Escenario

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha emitido una nueva regulación que obliga a las empresas a cambiar la forma de contabilizar sus gastos e ingresos. Luego de analizar estas normas con el Comité de Cambio Legal, Julián se comunica con el Team Lead Developer para informarle la necesidad de una reunión virtual (ya que trabajan en remoto) junto al equipo de desarrollo, para informarles sobre los nuevos cambios y discutir cómo pueden ser implementados en el software.
 
Llegado el día de la reunión, Julián comparte con el equipo los nuevos requerimientos y escucha sus comentarios sobre cómo pueden ser aplicados en el software. Sin embargo, diferente a las reuniones presenciales que realizaban antes de la pandemia, los desarrolladores ahora no pueden mostrarle bocetos a Julián sobre cómo lucirían preliminarmente las nuevas implementaciones en el software, o dibujar flujogramas en una pizarra para que todo el equipo de desarrollo vaya a la par respecto a las decisiones que se estén acordando en la reunión.

Finalizada la reunión, Julián le envía al Team Lead Developer un documento sobre los requerimientos y las decisiones acordadas, y la grabación de la reunión. Sin embargo, para los desarrolladores es muy pesado tener que recurrir a esta grabación cuando más adelante necesitan corroborar el contexto de una de las decisiones de desarrollo toma das en la pasada sesión. A veces las reuniones son muy largas, y así las grabaciones. Les resulta más fácil corroborar con Julián directamente, en vez de revisar la grabación minuto a minuto, esperando encontrar la información que buscan. Pero esto supone interrumpir las labores de Julián.

 

 Agendar la reunión

  • Crear la invitación a la reunión.

 
Controlar duración de la reunión 

  • Iniciar la reunión. 

  • Terminar la reunión para todos los participantes.

 
Gestionar participantes de la reunión

  • Aceptar/declinar ingreso de participantes. - Promover a un participante a co-anfitrión. - Eliminar participantes. 

  • Ver lista de participantes. 

  • Poner en espera a los participantes.


Introducir y dirigir el tema de la reunión

 

  • Compartir su pantalla. 

  • Crear, editar y responder encuestas. 

 

Nuevas soluciones

  • Realizar bocetos, flujogramas, etc., durante la reunión con extensión FigmaJam (los participan tes pueden mostrar sus bocetos si el anfitrión le da el permiso).

Moderar la reunión 

 

  • Silenciar/activar a los participantes. 

  • Dar/quitar permisos de compartir a los participantes. - Cambiar con quién pueden chatear los asistentes. 

Generar documentación posterior a la reunión 

 

  • Descargar chat de la reunión. 

  • Grabación de la reunión 

 

Nuevas soluciones

  • Descargar diálogo de la reunión en formato texto (para que esta funcionalidad sea efectiva, durante la reunión el anfitrión debe dar permiso para que hable un solo participante a la vez).  

  • El anfitrión puede ir escribiendo las ideas principales de la reunión en el apartado Resumen (los participantes solo pueden ver esta funcionalidad, pero no editarla, a menos que el anfitrión les otorgue el permiso). Al finalizar la reunión, este resumen les es enviado a todos los participantes a través del email o Whatsapp. 

  • Extensión de un gestor de tareas, para ir definiendo con el equipo las tareas resultantes de la reunión. Al finalizar la reunión, les llega a los participantes un correo con el tablero del proyecto y las tareas creadas durante la reunión.  

  • Necesidades Actividades Nueva solución.

   

Experiencia Multidispositivo

Se diseñó una experiencia multidispositivo pensando en las necesidades de Julián y en las actividades que este requiere para administrar las reuniones con el equipo de desarrollo y llegar a acuerdos y tareas que se implementaran en los softwares que SIESA produce.

 

Estrategia


La estrategia multidispositivo se centra en un modelo multipantalla de sincronización en la que los tres dispositivos seleccionados sincronizaran los contenidos generados en cada reunión, los cuales estarán centralizados para ser distribuidos correctamente entre los tres dispositivos.

Los dispositivos que harán parte de la estrategia son: Smartphone, Ordenador y asistentes de voz,

este último funcionando como complemento opcional más no obligatorio para disfrutar de las funcionalidades que se crearon para la aplicación. Para smartphones se opta por una App híbrida que aproveche las funciones del dispositivo como la touchscreen, los gestos y la cámara; además, para ordenadores se opta por una versión descargable de escritorio para aprovechar los multigestos de algunos dispositivos con funciones táctiles o la integración del lápiz óptico.

Otra de las características que tendrá este modelo será una fluidez entre los dispositivos para que las funciones se manejen de manera uniforme, especialmente entre el móvil y la computadora, en cuanto al manejo de las reuniones, el bocetado, el manejo de los tableros y el gestor de tareas.

 

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Funciones por dispositivos

Control y gestión de reuniones

Dispositivos: smartphone, ordenador, asistente de voz

Las funciones básicas para un gestor de reuniones, como son el control de los participantes, el inicio y terminación de las reuniones, además de la moderación de la reunión, lo podrá hacer el administrador fácilmente desde los tres dispositivos. En el asistente de voz a través de shortcuts de voz donde se podrá manipular estas funciones de gestión y automáticamente se sincronizaran en otros dispositivos que se esté utilizando.

Tablero de bocetado

Dispositivos: smartphone, ordenador

El software permite la utilización del lápiz óptico o touch screen (uso con dedos) como herramienta para el bocetado (Flujogramas, wireframes, etc.) por parte del administrador o los desarrolladores si este lo permite. La funcionalidad tendrá características como el uso de gestos para editar lo dibujado como borrar (tachado rápido), selección de múltiples elementos (drag) y arrastre con dos dedos para desplazarse en el espacio de trabajo.

En el tablero se podrán plasmar no solo trazos, sino que también se podrán compartir Links a Urls o videos con información relevante, como por ejemplo páginas relacionadas con las nuevas normativas y regulaciones; además de adjuntar documentos corporativos ubicados en la nube para tener toda la información anexada en el mismo tablero.

 

Conversor de audio a texto

Dispositivos: smartphone, ordenador, asistente de voz

Compatible con la tecnología Cloud Speech to Text de Google, esta función está pensada para generar texto a partir de las conversaciones en la reunión, para luego ser enviado como registro a los correos corporativos y grupos de whatapp establecidos por el equipo.

¿Cómo funciona?


Para que sea posible la conversión de texto, el administrador gestiona la participación de las personas, silenciando y activando el micrófono de estas. De esta manera se garantiza que el conversor analice correctamente cada voz individualmente, generando textos más claros y exactos. 

Los participantes al entrar en la reunión registran su nombre que será incluido en cada uno de los textos generados para que sea fácil de identificar el autor y su texto.

Las conversaciones de texto generado son jerarquizadas y ordenadas por el administrador con ayuda de selecciones de etiquetas preestablecidas o creadas específicamente para cada reunión. Algunas de las etiquetas más comunes son: ideas principales, checklist, funciones y sus responsables, entre otras.

 

Gestor de Tareas

Dispositivos: smartphone, ordenador, asistente de voz

Es en esta funcionalidad donde brilla el asistente de voz que le permite al administrador añadir tareas y sus responsables por comandos de voz con etiquetado, pero también será accesible esta característica manualmente, con teclado o selección directa de los tags. Cada uno de los participantes recibirá un tablero del proyecto en su correo o grupo de whatapp con toda la información generada en la reunión y sus responsabilidades y tareas.

El gestor permitirá además vincular las tareas generadas de cada participante a sus respectivos calendarios para darles seguimiento, alcance y fecha de finalización.

Comentarios

Dispositivos: smartphone, ordenador

Esta función se complementa con el tablero al integrar entradas de comentarios tipo post-it a elementos concretos en el espacio de trabajo (bocetos, links o documentos). El administrador podrá colocar feedback y anotaciones especiales que considere se deben tener en cuenta sobre el desarrollo o contenidos a incluir de las nuevas normativas.

Pantalla dividida

Dispositivos: smartphone, ordenador

Esta función es opcional y servirá como herramienta para poder visualizar los documentos compartidos en el tablero sin la necesidad de cambiar de aplicación. El administrador podrá abrir un visualizador de documentos que compartirá el espacio con el tablero para exponer, compartir y buscar información importante sobre las normativas. La función permite siempre tener a la vista el tablero y los recursos compartidos y no perder ningún detalle.

 

Modo presentación

Dispositivos: smartphone, ordenador

Este modo permite al administrador ordenar los bocetos y el contenido compartido en el tablero en una secuencia de diapositivas para que los participantes logren visualizar el tablero y los apuntes de una forma más lógica al recibir esta información en el correo o whatapp en archivo PDF o Google Slides.